最近、業務のチェックリストを「チェックボックス」を使って作ったのですが、いまいち使い勝手がよろしくないことがわかりました。（Excel Tips） そこで今日は、Excelの「ドロップダウンリスト」を徹底的に作り込み、誰が触ってもミスが起きない最強の入力シートを作成した記録を残しておきます。
まずは選ばせるべき「選択肢」を固定する
まずは基本中の基本、リストの作成です。 私は別シートに「マスタ」という名前をつけ、そこにステータス（「未着手」「進行中」「完了」など）を書き出しました。
次に、入力してほしいセル範囲をガバッと選択し、[データ]タブ ＞ [データの入力規則] を開きます。設定の「入力値の種類」を「リスト」に変更し、「元の値」にさっき書き出したステータスの範囲を指定。これだけで、セルにあの「▼」マークが出現します。マウスでポチポチ選ぶだけで入力が終わるので、入力がめちゃくちゃ楽になりました。
何を入力すれば良いか表示する
リストを作ったはいいものの、初めて触る人は「ここ、何を選べばいいの？」と戸惑うかもしれません。そこで、セルを選択した瞬間にポップアップが出る「入力メッセージ」を設定しました。
設定画面の「入力メッセージ」タブを開き、タイトルに「進捗を選んでください」、メッセージに「現在のステータスをリストから選択してください。もし判断に迷う場合はリーダーに確認を！」と入力。 これで、セルをクリックした瞬間に小さな付箋のような説明が表示されるようになります。マニュアルを読まなくても使い方がわかる、この親切設計がチーム内で大好評でした。
不正入力を防ぐ設定をする
ドロップダウンリストを作っても、中には無理やり別の文字を打ち込もうとする人がいます（笑）。そんな時のために、「エラーメッセージ」もしっかりカスタマイズしました。
「エラーメッセージ」タブで、スタイルを「停止」に設定。タイトルに「入力エラー！」、メッセージに「リストにある項目以外は入力できません。正しい項目を選んでね！」と書き込みます。 これで、変な文字を入れようとするとExcelが「ダメです！」とブロックしてくれるようになります。データの正確性を守る、鉄壁のガードです。
「日本語入力」の自動切り替えを設定する
そして、今回一番感動したのが「日本語入力」タブの設定です。 普段、Excelで「ここは漢字」「ここは英数字」と切り替えるのって地味に面倒ですよね。
ドロップダウンリストの設定画面にある「日本語入力」タブで、モードを「オン」に設定。 するとどうでしょう。そのセルを選んだ瞬間に、自動でIMEが「あ（日本語入力）」に切り替わるんです！逆に、英数字を入れるセルでは「オフ」にしておけば、勝手に半角入力になります。 この「地味だけど効く」設定のおかげで、入力スピードが爆速になりました。
カスタマイズを終えて
ここまで設定し終えたシートを眺めていると、もはやただのExcelではなく、洗練された「専用アプリ」を使っているような気分になります。 リストでミスを防ぎ、メッセージで導き、エラーで守り、日本語入力切り替えでストレスを削る。この細かな積み重ねが、仕事のクオリティを支えてくれるんだなと実感しました。
「Excelはただの表計算ソフト」だと思っていた自分を叱ってやりたい。 設定ひとつで、こんなに優しくて頼もしい相棒に変わるなんて。
これからもしっかりとExcelを使い込んでいきたいと思います。
